商談のあとに、お礼と資料をすぐ送る

話した内容から、次へ進める

自己紹介のあとにページを見せるなら、相手が何を知りたいかに合わせて案内します。「会社案内があります」だけでなく、「今日お話ししたサービスの資料はこちらです」と伝えると、会話とリンク先がつながります。名刺のページを開く理由が分かることが、技術の説明より大切です。

最初の画面には、名前、会社、部署、役職と、使ってほしい連絡先を置きます。関連サイトには会社紹介や資料を分かりやすい名前で登録しましょう。ページを開いた相手が、自分が会った人だと確かめてから資料へ進めると、後で見返したときにも話の続きを思い出しやすくなります。

公開用と、商談限定を分ける

サービスの一般案内、公開済みの事例、配布用の会社紹介は、マイメイの関連サイトに向いています。見積もり、契約前の提案、相手企業の課題をまとめた資料などは、公開プロフィールへ置くものと分けてください。NFCカードを渡した相手だけがURLを知るとは限りません。

限定した資料が必要なら、共有先を指定したDriveなどの方法で個別に渡します。マイメイへリンクを載せれば秘密が守られる、という仕組みではありません。会社のルールと相手との約束に沿って、誰が開ける資料かを決めます。扱う内容が違う資料を、同じ共有フォルダへまとめないことも大切です。

資料の名前を、相手の言葉に

リンクのラベルは、社内の管理番号より、相手が知りたい内容に合わせます。「サービスのご案内」「導入までの流れ」「料金の考え方」など、押す前に内容が想像できる名前が向いています。「資料最終版3」のようなファイル名をそのまま見せると、何の資料か伝わりにくくなります。

一つの関連サイトへ、どんな人に読んでほしいかを短く添えると選びやすくなります。たとえば「初めてご相談される方へ」「ご利用前の準備」。相手が読む順番を強制するのではなく、必要なものを選べる形にします。リンクが増えたら、古い資料や内容が重なるものを整理しましょう。

PDFは、持ち帰って読める形に

プレゼンのスライドをPDFにして共有すれば、相手は打ち合わせ後に自分のペースで読めます。ファイルはGoogle Driveなどへ置き、共有リンクを関連サイトへ登録します。スマメイへPDF本体をアップロードして配信する機能ではありません。資料の共有範囲や保存の条件は、置いたサービス側で設定します。

スマホで開くことを考え、文字の小ささや表の細かさも確認しましょう。口頭の説明がないと分からないスライドには、短い補足を加えると読み返しやすくなります。会社の秘密情報や相手の個人情報が入っていないか、コメントや発表者用メモが残っていないかも、配布前に見てください。

その場で、リンクを一度開く

資料を用意したら、マイメイの公開ページから押してみます。ファイルがあることと、相手が開けることは別です。自分がログインしていると、制限された資料でも開けてしまう場合があります。公開配布用なら、ログインしていないブラウザでも、意図した内容が見えるか確認してください。

「アクセス権をリクエスト」と出るなら、資料側の共有設定を見直します。ただし、表示を消すためだけに機密資料を誰でも見られる設定へ変えないでください。見せる相手を限定する必要があるなら、そのまま個別共有を使います。読みやすさと共有の範囲を一緒に確かめることが、営業で安心して使う準備になります。

名刺交換は、自動の顧客登録ではない

カードを見せても、相手の名前や連絡先が自動で自分へ送られることはありません。相手が自分のマイメイを見て、必要なら連絡や保存を選びます。こちらから相手の名刺を受け取りたい場合は、相手が渡してくれたカード、QR、リンクなどを別に確認してください。

公開ページにある連絡先だからといって、相手の意思と関係なく営業の一斉送信へ使ってよいわけではありません。商談で「後で資料を送ります」と約束した場合など、やり取りの目的に合わせて連絡します。スマメイを、会話と合意を省略して情報を集めるものとして使わないことが大切です。

宛先も文面も、名刺から

スマメイ帳で相手の「メール」を開くと、保存した宛先に加え、名刺交換のお礼の件名と本文が入ります。iPhoneアプリでは、自分のマイメイの名前や会社を送信者の初期情報に使います。空欄に一つずつ書く前に、用意された文面を見て、相手の名前や今日の話題を確認しましょう。

定型文は10種類。「打ち合わせのお礼」や「資料のご案内」、「日程のご相談」などへ切り替えられます。お礼なら「今日お話しした展示の件、とても参考になりました」のように一行加えるだけでも、誰からの連絡か伝わります。定型文は文章を始めるための土台です。相手との約束に合わせて直し、送信前に宛先と内容を自分で確認してください。

担当が変わるときも見直す

部署や担当が変わったときは、肩書き、連絡先、関連資料を更新します。スマメイの固定カードURLで案内していれば、公開内容を変えるたびにカードを書き換える必要はありません。一方、以前のメール署名や印刷物に直接載せたURLは、変更後も使えるか別に確認します。

会社を離れる場合は、会社情報や資料を公開し続けてよいか、会社のルールに沿って判断してください。個人アカウントの名刺を会社全体の共有アカウントにせず、チームパックでは管理者が社員ごとの名刺を管理します。異動・退職時は、担当する名刺の公開状態や利用を管理者と確認しましょう。

まずは、一つの資料から

最初から営業資料をすべて並べる必要はありません。よく説明するサービスの一枚、会社紹介のPDF、問い合わせ先。この三つが見つかれば、相手が次に必要な行動を取れます。実際に会った人が何を探すかを見ながら、内容を増やしていく方が使いやすいページになります。

名刺は自分の情報を渡すものですが、使いやすさは相手の場面で決まります。商談直後に見たいもの、帰ってから読みたいもの、社内へ紹介したいものを分けて考えましょう。カードの珍しさより、会話のあとに必要な情報へ戻れることが、仕事で使い続ける理由になります。

相手の読む順番をつくる

会社案内を先に見てほしいのか、今日話したサービスを先に知ってほしいのか。資料の並べ方も、商談の目的に合わせます。詳しい資料が五つあるなら、初めての人にまず渡す一つを決めてみましょう。最初からすべて読む前提にしないことで、相手が検討を始める入口が見つけやすくなります。

相手が資料を社内へ紹介するなら、担当者の名前や問い合わせ先が資料にも分かる形にしておくと便利です。マイメイを離れてPDFだけが転送される可能性もあります。資料単体で見たときにも、どこのサービスか、いつの内容かが分かるように整えましょう。名刺と資料をつなぐだけでなく、資料を持ち帰ったあとの使い方まで考えると実践しやすくなります。

紙で交換したときも、同じ流れ

紙の名刺でも、iPhoneアプリの名刺帳へ登録すればメールを作れます。＋から撮影し、名前、会社、メールの候補を確かめて保存。相手を開いて「メール」を選ぶと、お礼の件名と本文から始められます。読み取りが合わない欄は、紙を見ながら修正しましょう。

使い慣れた言い回しは「定型文・送信者」に登録できます。自分の名前、会社、マイメイへのURLも確認しておくと、その後のメールを整えやすくなります。紙の読み取りは端末内で行い、画像はスマメイに保存しません。Webのスマメイ帳とは保存先が異なり、このiPhoneの名刺帳に残ります。

資料を送る前に、ひとつ確認

「資料のご案内」には、渡したい資料の共有リンクを加えてください。定型文を選ぶだけで、相手への提案資料が勝手に決まるわけではありません。相手が開ける共有設定かを確かめ、約束した資料か見直してから送ります。送信ボタンを押すのはご自身。メール未設定なら、別のメールアプリで開くか、宛先・件名・本文をコピーして使えます。